Personel Takip Sistemlerinin Kullanımı Yasal mıdır?

Personel Takip Sistemlerinin Kullanımı Yasal mıdır?

Personel takip sistemleri çalışan verilerini işlediği için hukuk ve uyum boyutu son derece önemlidir. KVKK, İş Kanunu ve ilgili yönetmeliklere uygun hareket edildiğinde bu sistemler tamamen yasaldır. Aşağıdaki adımlar, uyum sürecini güvence altına alır.

Mevzuat Çerçevesi

• 6698 sayılı KVKK: Biyometrik ve kimlik verileri için açık rıza, aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülükleri.
• 4857 sayılı İş Kanunu: Çalışma, fazla mesai ve izin kayıtlarının tutulması.
• Türk Borçlar Kanunu: İşveren-çalışan ilişkilerinde ölçülülük ve dürüstlük ilkesi.
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu: Riskli alanlarda giriş-çıkış kayıtlarının tutulması.

Uyum İçin Yapılması Gerekenler

1. Aydınlatma metni ve açık rıza formlarını hazırlayın; çalışanlara hangi verinin niçin işlendiğini anlatın.
2. Veri envanterine PDKS süreçlerini ekleyin, VERBİS kaydı gerekiyorsa güncelleyin.
3. Veri saklama, imha ve anonimleştirme politikalarını yazılı hale getirin.
4. Loglara erişimi rol bazlı sınırlayın, iki faktörlü yönetici girişi uygulayın.
5. Verileri Türkiye içinde barındırın; yurtdışına aktarım varsa çalışan rızasını ayrıca alın.

Çalışan İletişimi

Pilot uygulama öncesi bilgilendirme toplantısı yapın, sık sorulan soruları paylaşın. Çalışanlara verilerin sadece çalışma saatleri ve güvenlik amacıyla kullanılacağını şeffaf şekilde belirtin. Self-servis portallar üzerinden çalışanların kendi kayıtlarını görmesine izin vererek güven ortamı oluşturun.

Uygun politikalar, teknik önlemler ve etkili iletişim sayesinde personel takip sistemleri yasal zeminde sorunsuz şekilde kullanılabilir.