Personel Takip Çizelgesi Nedir?

Personel Takip Çizelgesi Nedir?

Personel takip çizelgesi, çalışanların vardiya planlarını, giriş-çıkış kayıtlarını, izinlerini ve fazla mesai durumlarını tek tabloda birleştiren temel PDKS raporudur. Doğru tasarlanmış bir çizelge, hem yasal gereklilikleri yerine getirir hem de insan kaynaklarının stratejik kararlarını destekler.

Çizelgede Bulunması Gereken Alanlar

• Çalışan kimlik bilgileri ve bağlı olduğu departman.
• Planlanan vardiya saatleri ve vardiya kodları.
• PDKS cihazlarından gelen gerçekleşen giriş-çıkış kayıtları.
• Fazla mesai, eksik çalışma, gece ve hafta sonu mesaileri.
• Ücretli izin, ücretsiz izin, rapor veya eğitim gibi devamsızlık türleri.
• Bordro entegrasyonu için hak ediş saatleri.

Dijital Çizelge Oluşturma Adımları

1. Veri modeli kurma: Çalışan, vardiya, izin ve mesai tabloları ilişkisel olarak tanımlanır.
2. PDKS entegrasyonu: Cihaz logları anlık olarak sisteme aktarılır, eksik kayıtlar için uyarı mekanizması kurulur.
3. İş kuralları: Fazla mesai onay süreçleri, vardiya değişimleri ve telafi izinleri dijital süreçlere dönüştürülür.
4. Görsel çizelge: Takvim veya tablo görünümünde renk kodlarıyla yoğunluk izlenir.
5. Otomatik raporlar: Aylık puantaj, devamsızlık listesi ve vardiya dağılımı raporları zamanlanır.

Hataları Azaltma İpuçları

Çift giriş-çıkış kayıtlarını engellemek için cihazlarda sesli/ışıklı geri bildirim kullanın. İzin taleplerini self-servis portala taşıyarak manuel evrak trafiğini azaltın. Mobil çalışanlar için GPS destekli check-in ile dış saha kayıtlarını doğrulayın. Fazla mesai onaylarını elektronik imza veya e-posta onayıyla belgeleyin.

Yasal Saklama ve Denetim

İş Kanunu ve SGK mevzuatına göre puantaj kayıtları en az on yıl saklanmalıdır. Denetimlerde kullanılmak üzere zaman damgalı raporlar ve onay kayıtları arşivlenmelidir. Bordro sistemleriyle API entegrasyonu, tekrar veri girişini ortadan kaldırarak hata payını düşürür.

Dijital personel takip çizelgesi, manuel tablo karmaşasını ortadan kaldırır, çalışan memnuniyetini artırır ve yöneticilere güvenilir içgörü sağlar.